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Constat

La pandémie a obligé beaucoup d’entreprises à s’adapter soudainement au télétravail. En Europe, on a travaillé en moyenne deux heures de plus par jour que d’habitude – contre trois heures de plus aux États-Unis (source : NordVPN). Un employé sur quatre a dû prendre sur son temps libre pour être à la hauteur de ses engagements professionnels (enquête Eurostat). Tout cela au sein d’un nouvel espace improvisé et partagé avec la famille : sur le canapé, sur la table de cuisine, etc. Les nuques et les dos en ont parfois pris un sacré coup.

Malgré cela, nombreux sont les employés qui souhaitent poursuivre le télétravail. Lorsqu’ils travaillent à domicile et qu’ils parviennent à bien s’organiser, leur rendement est égal, voire meilleur. Le télétravail leur permet par ailleurs d’éviter les 40 minutes de trajets nécessaires pour se rendre au bureau et d’organiser leur journée en fonction de leurs besoins.

« Bien mis en place, le télétravail consiste justement à laisser le collaborateur s’organiser comme cela l’arrange le mieux », dit Eva Rimbau, spécialiste en télétravail.

Et vous, qu’est-ce qui vous arrange le mieux, du coup ?

Toutes les suggestions émises ci-après sont à adapter en fonction de votre personnalité, de votre métier, de la culture de votre entreprise, et de votre pays.

S’organiser en télétravail

Le télétravail 1

Afin de savoir ce qui vous convient le mieux, je vous invite à vous poser les questions suivantes : 

Pourquoi souhaitez-vous faire du télétravail ? Pour concilier vie privée et vie professionnelle, d’accord. Mais qu’est-ce que cela veut dire, concrètement ? S’agit-il de répondre à des courriels pendant que vous surveillez vos enfants à l’aire de jeux ou plutôt de séparer les deux et d’être pleinement présent dans chacune de ces situations ? Nous sommes tous différents, chacun d’entre nous suit son propre rythme et mène une vie bien à soi. Plus vous serez conscient de ce qui correspond à vos besoins, plus vous apprécierez le télétravail et mieux vous vous y adapterez. C’est un véritable geste d’attention envers vous-même.

Où travaillez-vous le mieux ? Est-ce dans la nature, dans un café, sur un balcon, dans une pièce immaculée et lumineuse, dépourvue de décoration… ?

Quand travaillez-vous le mieux ? Est-ce par exemple de 9 h à 11 h et de 17 h à 20 h ? Tâchez de réaliser les tâches pour lesquelles vous devez être concentré durant ces heures-là. Si votre réalité familiale, votre lieu de travail, ou la portée internationale de votre poste vous en empêchent, soyez inventif et parlez-en à votre entourage afin de trouver de nouvelles façons de vous adapter.

Comment devrait être ce nouvel espace de travail ? Tranquille, avec un minimum de meubles, avec ou sans vue vers l’extérieur, plus ou moins calme ? S’il y a trop de bruit comment pouvez-vous vous adapter ? Vous suffit-il de mettre des boules Quies ou devriez-vous changer d’endroit ?

Quand avez-vous des moments de flow ? Quand vous sentez-vous tellement absorbés par votre travail que celui-ci se fait facilement ? Dans quelle mesure appréciez-vous les interactions sociales au travail ? Aimez-vous travaillez trois heures sans interruption et ensuite passez un coup de fil ? Ou être interrompu plus souvent et travailler par séquences de vingt minutes ? Quel type d’activité physique vous plait afin que vous puissiez bouger lors de vos pauses ou après le travail ? Vous êtes unique, et vos besoins le sont tout autant. Soyez prêt à changer et modifier vos habitudes s’il s’avère qu’elles ne vous conviennent plus. Faites de petits pas chaque jour, sans vous mettre la pression : vous parviendrez progressivement à mettre en place votre lieu et votre mode de travail idéal.

En début de journée, demandez-vous comment vous vous sentez : êtes-vous agité ou fatigué ? Vaudrait-il mieux que vous preniez le temps de vous calmer ou, au contraire, de gagner en énergie ? Et de quelle manière ? À quoi ressemblerait votre journée idéale ? Quel est votre objectif principal aujourd’hui ? Ce n’est qu’ensuite que vous établirez votre to do list et ce, en vous demandant s’il y a des tâches dont vous pouvez vous débarrasser, d’autres que vous pouvez automatiser ou déléguer. Faites également la différence entre ce qui est important et/ou urgent. Inscrivez-vos activités privées dans votre agenda pour en tenir compte pleinement et ne pas les remettre à plus tard.

Ayez le courage d’être vulnérable : demandez de l’aide si vous ne maîtrisez pas la technologie ou certains aspects du télétravail. Ensemble, vous êtes plus forts. Pratiquez la conscience de soi tous les jours avec beaucoup de bienveillance. Si, par exemple, vous avez le réflexe de répondre à un courriel à 22 heures, demandez-vous pour quelle raison vous souhaitez le faire à ce moment-là. Si cela ne correspond pas à votre objectif ou à votre besoin, changez votre comportement sans vous juger.

Créez des limites physiques et temporelles entre le travail et votre vie privée. Définissez vos horaires idéaux en général et parlez-en avec votre manager et les membres de votre équipe. Si durant certaines périodes vous n’êtes pas (ou moins) joignables ou car vous êtes concentré sur un projet important, faites-le savoir.

Habillez-vous le matin comme si vous alliez au bureau et mettez de côté toutes vos affaires de travail le soir. Essayez de ne plus regarder d’écran à partir d’une certaine heure afin de mieux dormir. Certains font même le choix d’éteindre le WiFi et tous les réseaux Internet durant la nuit.

Le confort et la santé sont essentiels à votre productivité

Le télétravail 2

Si vous le pouvez, achetez du mobilier et du matériel de qualité : vous investissez dans votre santé, dans votre avenir. Il y aussi des bons plans d’occasion. Le strict minimum : bureau, chaise et écran.

Munissez-vous d’une bonne chaise de bureau. Leurs assises et renforts dorsaux sont conçus pour soutenir le corps durant une longue période. Surélevez également votre poste de travail à hauteur de vos yeux. Vous éviterez ainsi la fatigue visuelle. Si votre budget est plus serré, rehaussez votre assise avec des coussins et intercalez des couvertures pliées entre le dossier de votre chaise et votre dos afin de le soutenir. Si vos pieds ne touchent pas le sol, fabriquez un marchepied avec une petite pile de livres, par exemple.

Votre corps n’est pas fait pour rester assis dans la même posture toute la journée. Bougez en fonction de la tâche que vous avez à effectuer et de ce que vous demande votre corps : passez vos coups de téléphone en marchant, tenez-vous debout devant une table haute (certains bureaux peuvent être rehaussés, renseignez-vous), restez assis sur une chaise ou un ballon de Pilates à votre bureau habituel. Pour les plus sportifs, lisez vos documents les jambes croisées par terre ou allongé sur le ventre.

Soyez créatifs ! Le ballon de Pilates vous permet d’aligner parfaitement votre colonne, de la garder bien droite, et d’éviter les douleurs aux épaules. Il existe plusieurs tailles de ballons (55, 65 et 75 cm) : choisissez-le en fonction de la hauteur de votre bureau. Quand vous êtes assis sur le ballon (ou la chaise), vous devez pouvoir mettre les pieds à plat sur le sol et poser les coudes sur le bureau. Maintenir les jambes à un angle de maximum 90 degrés permet à votre dos d’adopter sa cambrure naturelle. Essayez de passer la moitié de la journée sur votre ballon et vous pourrez dire adieu aux maux de dos et courbatures de fin de journée.

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Quand vous vous asseyez sur votre chaise, posez les pieds bien à plat, sentez comme vos ischions (les os des fesses) s’enfoncent bien dans votre siège, sentez votre bassin bien au-dessus, de sorte que votre ventre puisse se gonfler aisément lorsque vous inspirez, redressez votre colonne vertébrale, vos épaules et votre tête. Essayez de retrouver la posture idéale, celle dans laquelle vous n’avez à fournir pratiquement aucun effort pour garder le dos droit. Renforcez vos abdominaux et votre musculature en général en faisant du sport et des exercices.

Mettez en place un rappel automatique régulier afin de décrocher le regard de votre poste de travail. Aérez la pièce, prenez l’air, ressourcez-vous dans la nature si possible, marchez, faites un peu de yoga (notamment la posture de l’enfant et la posture du crocodile pour relâcher le dos ainsi que des inclinaisons vers l’arrière pour ouvrir la cage thoracique), pratiquez des exercices de respiration, regardez l’horizon, pratiquez le palming, faites des exercices pour les yeux, posez-vous par terre avec les jambes à 90 degrés pour stimuler la lymphe, faites des torsions vers la droite et la gauche avec votre buste, inclinez votre buste vers l’arrière, mettez-vous sur la pointe des pieds sous votre bureau ou devant la bouilloire. Votre attention s’en trouvera décuplée.

Inscrivez-vous à des cours de yoga ou de sport, et allez de temps en temps consulter un ostéopathe ou un kinésithérapeute pour corriger d’éventuels défauts de posture. Encouragez vos collègues à s’inscrire avec vous à des cours de sport en ligne.

Les visioconférences et la communication

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Les visioconférences permettent de ne pas avoir à se déplacer, de communiquer non-verbalement et de partager son écran. On y optimise mieux le temps qu’en présentiel car on se concentre sur l’essentiel du sujet à traiter.

Afin de rester concentré et de ne pas souffrir de « fatigue visioconférence » (visuelle, physique et mentale), fixez des règles. Par exemple, limitez les visioconférences à 45 minutes ou à 1 h 30 maximum avec une pause de 10 minutes. Afin d’éviter la « réunionite », ces réunions virtuelles doivent avoir un objectif clair et se dérouler entre 10 h du matin et 16 h. Invitez uniquement les personnes indispensables et ayez le courage de dire que votre présence n’apportera rien à cette réunion si tel est le cas. Arrêtez la réunion cinq ou dix minutes avant la fin prévue et tout le monde vous en remerciera. Si vous n’avez pas réussi à couvrir tout l’ordre du jour, organisez une autre réunion ou continuez à travailler de manière asynchrone en échangeant sur Google Doc, par exemple. Ces règles obligent chacun à être plus concis et respectueux des horaires. Vous pouvez vous mettre d’accord sur un signal de la main (ou trois points dans la fenêtre de messagerie, le chat) si vous pensez que quelqu’un s’écarte du sujet pendant trop longtemps ou proposer avec beaucoup de tact de traiter ce sujet intéressant lors d’une conversation à part pour clore cette réunion à temps.

Prenez une minute avant la visioconférence pour fermer les yeux, respirer consciemment et réfléchir à votre intention lors de cette réunion. Quelle énergie souhaitez-vous apportez ? Vous serez d’autant plus concis et clair par la suite.

Pour plus de confort visuel et moins de fatigue : si vous êtes en mode de visualisation « galerie », vous voyez tous les participants en grand. Le risque, c’est d’avoir le sentiment d’être observé en continu. Notre cerveau est particulièrement attentif aux visages et quand il les voit en grand, il interprète qu’ils se trouvent juste en face de nous. Cela déclenche une réaction de stress. Prévenez les autres participants que vous allez vous éloigner un peu de la caméra, voire vous mettre debout de temps en temps (si vous voulez être très loin, installez une webcam et éloignez l’ordinateur). Proposez aux autres participants d’activer « l’affichage intervenant » » ou – surtout si vous allez travailler ensemble sur un document ou lors d’une présentation – d’éteindre vos caméras.

Sur Zoom ou Teams, vous pouvez aussi modifier la position et la taille des fenêtres où apparaissent les visages des autres participants, et alterner entre l’affichage des slides de la présentation et de la personne qui a la parole.

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Pour éviter que tout le monde discute en même temps et d’entendre les bruits de fond de tous les participants : demandez à chacun en début de réunion d’éteindre son micro, sauf quand il ou elle intervient. C’est un réflexe à adopter.

Désignez un facilitateur, qui pourra mettre en silencieux les micros qui sont restés allumés et qui donnera la parole aux personnes qui ont levé la main. Expliquez éventuellement comment lever la main : soit physiquement, soit en mettant un astérisque dans le chat, ou encore en utilisant la fonction de main levée de la plateforme. Avec un grand nombre de participants il est parfois plus efficace de regrouper des idées dans la fenêtre de messagerie que de laisser s’exprimer chacun des intervenants.

Quand vous avez la parole, utilisez un casque avec micro intégré ou un microphone professionnel réduisant vos propres bruits environnants. Connectez votre ordinateur avec un câble Ethernet pour une connexion plus stable. À certains endroits, il se peut que le réseau 4G de votre téléphone soit plus fiable que votre WiFi à la maison : faites des essais avant la réunion. Ayez une élocution claire et faites des pauses. Évitez de feuilleter du papier ou de provoquer d’autres bruits.

Si certains participants sont présents en personne et d’autres non, tous doivent s’installer comme s’ils étaient en télétravail car sinon, ceux qui sont présents dans la même pièce vont inconsciemment prendre le pouvoir sur ceux qui se trouvent à distance. Cela aura pour effet que ces derniers se sentiront exclus et contribueront moins à la réunion.

Prenez quelques minutes après la visioconférence pour vous étirer et faites des exercices pour les yeux : fermez-les et regardez vers le haut, le bas, à droite, à gauche, faites des cercles etc.

Choisissez bien vos moyens de communication et définissez-les avec l’équipe : quand utiliserez-vous les visioconférences, le téléphone, WhatsApp, les mails, les outils collaboratifs ? Qu’est-ce qui risque de rendre difficile l’utilisation de l’un ou de l’autre moyen de communication ? N’utilisez jamais les courriels pour faire part de critiques ou pour aborder des sujets désagréables. Préférez pour cela un entretien en personne ou une visioconférence (le langage non-verbal et la voix communiquent beaucoup). Sachez qu’un courriel est toujours perçu de manière plus négative par le récepteur que par l’émetteur.

S’il s’agit d’une nouvelle équipe, privilégiez la visioconférence au début de votre collaboration. Dans le cas d’une équipe qui se connaît bien, une communication régulière par téléphone et les moyens de communication asynchrones peuvent suffire.

Préserver les interactions sociales

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Lorsque tout le monde travaille à distance, il y a moins d’échanges personnels. Ces derniers nous aident pourtant à sortir des silos, à nous enrichir, à être créatifs, à innover, à préserver la cohésion au sein des équipes.

Identifiez quels contacts sociaux vous font du bien : peut-être s’agit-il de parler aux gens du quartier, de travailler un peu dans un café ou un coworking, de discuter lors de votre cours de danse ou au football, avec votre famille, vos amis. Faites-en une liste et programmez-les dans votre agenda.

Faites le même exercice pour les contacts au travail : avec qui aimez-vous parler, être en contact ? Quelles activités et quelles personnes (en ligne ou en présentiel) vous donnent de l’énergie, vous stimulent, vous inspirent ? Soyez proactif et prenez régulièrement des nouvelles de vos collègues. Après atteint une étape importante d’un projet ou après une journée fatigante, donnez-vous rendez-vous par vidéoconférence pour un apéro avec vos collègues, lâcher un peu de lest et rigoler. Il suffit parfois de 10 à 15 minutes et il n’est pas obligatoire que tout le monde participe. Créez des groupes sur WhatsApp pour cuisiner ensemble, suivre des cours de yoga, participer à des défis de course à pied, etc.

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Managers et RH

Veillez à ce que les objectifs des employés soient réalistes et ajustez la charge de travail des employés qui, en raison de leur métier, sont trop sollicités en télétravail. Laissez les employés se libérer mentalement de leurs tâches lorsqu’ils ne travaillent pas : n’envoyez pas de courriers électroniques en dehors des heures de travail, établissez une norme selon laquelle les soirées et les week-ends sont libres et encouragez vos employés à prendre une pause déjeuner régulière au milieu de la journée.

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Chacun a des envies différentes par rapport au télétravail. Donnez au moins trois options à vos collaborateurs (à partir de trois options, on a l’impression d’avoir un vrai choix) : travailler tout le temps au bureau, avoir deux jours de télétravail ou choisir librement. Offrez des horaires variables. Programmez vos visioconférences bien à l’avance en prenant en compte les contraintes de chacun, c’est-à-dire sans supposer que tout le monde est à son poste de travail 24 heures sur 24. Choisissez judicieusement qui est indispensable à une réunion et qui peut être briefé par la suite (ou peut donner son avis à un autre moment).

Faites ressortir votre côté « manager-coach », « manager plus-que-jamais-facilitateur »

Entraînez-vous au savoir-être. Afficher votre présence. Le pire pour un employé à distance, c’est de n’avoir jamais personne en face de soi. Entraînez-vous à l’écoute active et excellez dans l’art de poser des questions. Dites adieu au micro-management, ayez confiance en vos collaborateurs. Inspirez de la confiance par l’énergie que vous apportez, le ton que vous adoptez, soyez authentique et vulnérable. Dans les visioconférences, « moins, c’est plus ». Ne tirez pas en longueur : choisissez vos mots, veillez à soigner les silences.

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Apportez de l’humanité et créez du lien

  • En début de réunion, posez régulièrement les questions suivantes à vos équipes : « Quelles sont vos préoccupations individuelles, personnelles ou professionnelles, par rapport à l’équipe, le projet, l’entreprise ? Avez-vous des suggestions d’amélioration ?
  • Organisez un entretien individuel et informel avec chaque personne en début de semaine pour prendre la température et demandez-lui : « Comment vas-tu ? De quoi es-tu content ou mécontent par rapport au télétravail ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? As-tu nouvelles idées ? Comment le projet avance-t-il ? De quoi as-tu besoin pour réussir ? » Durant cet entretien, n’hésitez pas à mentionner ce que vous appréciez chez cette personne et à lui donner un feedback positif. Ce type d’échanges peut donner naissance à de magnifiques projets et collaborations, ainsi qu’à de nouvelles idées et innovations.
  • Envoyez de temps en temps des messages empathiques par Whatsapp ou SMS, et a fortiori lorsque les collaborateurs traversent des périodes difficiles : « Comment vas-tu ? Comment ça va dans ton pays, ta ville, ta famille ? » Cela permet à chacun de se sentir vu et entendu.
  • Avec votre équipe, définissez ensemble des règles : il n’est possible d’envoyer des courriels ou de téléphoner qu’entre 7 et 19 heures. Vous pouvez également aborder les croyances limitantes par rapport au télétravail.
  • Communiquez à votre équipe que vous êtes là pour les aider à mettre en place les meilleures conditions possibles pour réussir et qu’ils peuvent vous contacter individuellement en cas de souci.

Pour éviter l’isolement et stimuler la co-création

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  • Mettez en place des binômes ou des trinômes qui travaillent sur l’amélioration du télétravail au sein de votre équipe et mettez en commun vos idées. Organisez des sessions de brainstorming en petits sous-groupes différents sur toute sorte de sujets.
  • Encouragez votre équipe à faire des activités ensemble (ou avec l’entreprise) en dehors des heures du travail ou à midi : s’inscrire à des cours de yoga en ligne, demander à un collaborateur passionné de Pilates de donner cours au groupe, faire des exercices de respiration ensemble durant une réunion, etc.
  • Informez votre équipe régulièrement sur l’évolution des projets et de l’entreprise afin que chacun se sente impliqué. Instaurez des sessions de suivi quotidiennes (Daily) ou hebdomadaires (Weekly) pour certains projets et pour lesquelles chaque membre de l’équipe vous communique en fin de journée en 3 phrases : 1) De quoi suis-je content/fier aujourd’hui ? 2) Que vais-je faire demain ? 3) De quoi ai-je besoin pour avancer ?
  • Faites un tour de table en début de réunion, où chacun dit ce qu’il apprécie chez le collaborateur A, puis chez le collaborateur B, puis C, etc. Prenez bien note des talents qui se révèlent ainsi car ceux-ci renforcent l’estime de soi et le respect au sein de l’équipe.
  • Décidez quand vous voir tous ensemble, au bureau, en plein air, ou à distance.
  • Si vous vous rendez compte qu’un collaborateur communique ou s’implique moins, qu’il réagit moins vite ou renvoie le travail plus lentement, il est peut-être tout simplement démotivé. Profitez d’un entretien informel pour en découvrir les raisons. Invitez les collaborateurs à vous tenir au courant personnellement de problèmes éventuels.
  • Encouragez vos collaborateurs à prendre soin d’eux-mêmes et de leurs co-équipiers. Le bien-être et une bonne santé augmentent la productivité et l’innovation. Et, bien entendu, prenez soin de vous-même.

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